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Leitfaden Datenschutz

KI-Daten-Ampel: Welche Daten darf ich in ChatGPT eingeben?

Grün, Gelb oder Rot: Die Ampel zeigt dir, welche Daten du in ChatGPT, Claude, Gemini und andere KI-Tools eingeben kannst – und wann du vorher anonymisieren, ein Geschäftskonto nutzen oder eine Freigabe einholen solltest. Für Selbstständige, kleine Teams, Schulen und Studierende.

Von Russell ReiboldStand: Keine Rechtsberatung

Kurz gesagt

  • Grün – Meist unkritisch: Allgemeine Fragen, öffentliche Infos und eigene Texte ohne Personenbezug.
  • Gelb – Nur mit Vorsicht: Interna und Inhalte, die auf Personen verweisen könnten – besser im Geschäftskonto mit AVV und ohne Training.
  • Rot – Nicht ohne Rechtsgrundlage, Freigabe und Vertrag: Gesundheits-, Kunden-, Mitarbeiter-, Zahlungs- und Zugangsdaten sowie Geschäfts- und Berufsgeheimnisse. In private Gratis-Konten gar nicht.

Die Ampel

Drei Stufen, konkrete Beispiele

Entscheidend sind zwei Fragen: Lässt sich der Inhalt einer Person zuordnen oder ist er vertraulich? Und hast du mit dem Anbieter einen Vertrag, der deine Daten schützt?

  1. Grün: Meist unkritisch

    Auch im privaten Konto meist unkritisch. Mit ausgeschaltetem Training noch besser.

    • Allgemeine Fragen und Erklärungen
    • Öffentliche Informationen, z. B. von deiner Website
    • Eigene Texte ohne Personenbezug
    • Fiktive Beispiele und Übungsdaten
    • Sauber anonymisierte Inhalte

  2. Gelb: Nur mit Vorsicht

    Besser im Geschäftskonto mit AVV und ohne Training – und nur das, was die KI für die Aufgabe braucht.

    • Interne Prozesse und Abläufe
    • Unveröffentlichte Kampagnen und Konzepte
    • Kundenanfragen ohne Namen
    • Vertragsentwürfe ohne Personenbezug
    • Pseudonymisierte Daten

  3. Rot: Nicht ohne Rechtsgrundlage, Freigabe und Vertrag

    In private Gratis-Konten gar nicht. Auch im Geschäftskonto nur mit Rechtsgrundlage, Freigabe und passendem Vertrag. Passwörter und Zugangsdaten gehören in kein KI-Tool.

    • Gesundheitsdaten und andere besondere Kategorien (Art. 9 DSGVO)
    • Kunden- und Mitarbeiterdaten mit Namen
    • Bewerbungsunterlagen
    • Zahlungs- und Bankdaten
    • Passwörter und Zugangsdaten
    • Geschäftsgeheimnisse
    • Verträge mit Namen
    • Daten unter Berufsgeheimnis (§ 203 StGB)

Mini-Check

Darf das in die KI? Prüf deinen Fall

Wähle, welche Daten du eingeben willst und wo. Du bekommst eine Ampelfarbe, die Begründung und was du stattdessen tun kannst.

1Welche Daten willst du eingeben?

Ohne Personenbezug

Firma und Arbeit

Daten über Personen

Besonders sensibel

2Wo willst du sie eingeben?
So entscheidet der Mini-Check
  1. Grüne Datenarten bleiben in jedem Konto grün – „meist unkritisch“, nicht „erlaubt“.
  2. Gelbe Datenarten sind im privaten Konto gelb. Im Geschäftskonto mit AVV und ohne Training werden Inhalte ohne Personenbezug grün, sofern intern freigegeben. Inhalte, die auf Personen verweisen können, bleiben gelb.
  3. Rote Datenarten bleiben rot: im privaten Konto gar nicht, sonst nur mit Rechtsgrundlage, Freigabe und passendem Vertrag. Passwörter und Zugangsdaten gehören in kein KI-Tool.
  4. EU-Speicherung ändert vor allem etwas bei personenbezogenen Daten (Übermittlung in Drittländer) – sie ersetzt keine Rechtsgrundlage.
  5. Kein Ergebnis ist eine Freigabe. Maßgeblich sind dein Einzelfall und eure internen Regeln.

Welches Konto?

Warum das Konto den Unterschied macht

Dieselben Daten können im privaten Konto rot und im Geschäftskonto gelb sein. Der Grund sind Vertrag, Training und Speicherort:

Privates Konto

Gratis oder Plus

Training mit deinen EingabenMöglich
Meist abschaltbar – bei ChatGPT unter „Datenkontrollen“. Temporäre Chats fließen laut OpenAI nicht ins Training.
Auftrags­verarbeitungs­vertragNein
Für Daten anderer aus deinem Beruf fehlt damit der Vertrag.
SpeicherortOft außerhalb der EU
Hängt vom Anbieter ab.
Passt für
Grüne Inhalte

Geschäfts- oder Team-Konto

mit AVV, ohne Training

Training mit deinen EingabenMeist aus
Bei ChatGPT Business, Enterprise und Edu laut OpenAI standardmäßig ausgeschlossen – bei anderen Anbietern im Vertrag prüfen.
Auftrags­verarbeitungs­vertragJa
Vor dem ersten Einsatz abschließen und ablegen.
SpeicherortJe nach Anbieter
EU-Speicherung gibt es teils nur in höheren Tarifen.
Passt für
Grüne und gelbe Inhalte – rote nur mit Rechtsgrundlage und Freigabe

Tool mit AVV und EU-Speicherung

Vertrag und Server in der EU

Training mit deinen EingabenPrüfen
Im Vertrag oder in den Einstellungen nachsehen.
Auftrags­verarbeitungs­vertragJa
Vor dem ersten Einsatz abschließen und ablegen.
SpeicherortEU
Weniger Fragen zur Übermittlung in Drittländer.
Passt für
Wie Geschäftskonto – bei personenbezogenen Daten die sauberste Basis

Gut zu wissen: Auch mit ausgeschaltetem Training kann OpenAI ein Gespräch zum Training nutzen, wenn du dazu Feedback gibst (Daumen hoch oder runter). Ob ein Tool einen AVV anbietet und wo es speichert, zeigen unsere Tool-Profile und der DSGVO-Check.

Checkliste

So anonymisierst du Texte vor der KI-Nutzung

Geh den Text Punkt für Punkt durch, bevor du ihn einfügst. Oft braucht die KI nur den Kern der Aufgabe – nicht die Details.

  1. 1

    Namen

    Von Personen und Firmen – auch in Anrede, Signatur, Dateiname und zitierten Mails.

    Stattdessen: „die Kundin“, „Lieferant B“

  2. 2

    Adressen und Orte

    Straße, Postleitzahl, kleine Orte, Filialen und Standorte.

    Stattdessen: „[Ort]“ oder eine grobe Region

  3. 3

    Kundennummern und Kennungen

    Kunden-, Rechnungs-, Vertrags-, Personal- und Versicherungsnummern, Kennzeichen, IBAN.

    Stattdessen: weglassen oder „[Nr.]“

  4. 4

    E-Mail und Telefon

    Auch in Fußzeilen, Screenshots und weitergeleiteten Nachrichten.

    Stattdessen: komplett entfernen

  5. 5

    Datumsangaben

    Geburtsdaten, Termine, Eingangs- und Vorfallsdaten.

    Stattdessen: relativ: „vor zwei Wochen“

  6. 6

    Seltene Merkmale

    Besondere Funktion („die einzige Ärztin im Ort“), Krankheit, Herkunft, auffällige Ereignisse.

    Stattdessen: weglassen, wenn die Aufgabe es nicht braucht

  7. 7

    Kontext-Rückschlüsse

    Kombinationen verraten mehr als einzelne Angaben: Abteilung, Alter und Vorfall reichen oft schon.

    Stattdessen: Frag dich: Würde jemand, der den Fall kennt, die Person erkennen?

  8. 8

    Dateien und Metadaten

    Dokumente enthalten oft Autor, Kommentare und Änderungsverlauf.

    Stattdessen: nur den nötigen Text kopieren statt die Datei hochzuladen

Beispiel mit erfundenen Daten

Vorher: so nicht einfügen

Hallo, hier ist Jana Weber (entfernen: Name) (Kundennr. 48213 (entfernen: Kundennummer)), Lindenstraße 4, 12345 Musterstadt (entfernen: Adresse). Meine Bestellung vom 14.09. (entfernen: Datum) kam beschädigt an. Bitte ruft mich unter 01234 567890 (entfernen: Telefon) zurück – als Diabetikerin (entfernen: Gesundheitsangabe) brauche ich die Teststreifen dringend.

Nachher: anonymisierter Prompt

Eine Kundin meldet, dass ihre Bestellung beschädigt angekommen ist, und bittet um Rückruf. Sie braucht die Ware dringend. Schreib eine freundliche Antwort mit dem Angebot einer Ersatzlieferung.

Echte Anonymisierung ist schwer

Ersetzt du Namen nur durch Platzhalter wie „Kundin A“ und behältst die Zuordnung, ist das eine Pseudonymisierung: Die Daten bleiben personenbezogen (Art. 4 Nr. 5 DSGVO). Die Datenschutzkonferenz betont, dass es regelmäßig nicht reicht, Namen und Anschriften zu entfernen – gerade KI-Tools stellen Zusammenhänge her. Im Zweifel behandelst du den Text wie Gelb oder Rot.

Aus unseren Profilen

22 Tools mit AVV und EU-Server

Diese Tools sichern laut Anbieterangaben in unseren Profilen beides zu: einen Auftragsverarbeitungsvertrag und Server in der EU. Alphabetisch sortiert, ohne Wertung – darunter viele Business-Tools wie CRM, Support und Transkription. Ob Tarif, Training und Vertrag zu deinem Fall passen, prüfst du im DSGVO-Check.

Stand der Angaben: jeweiliges Prüfdatum im Tool-Profil. Eine Zusage des Anbieters ersetzt nicht deine eigene Prüfung.

Für Blogs, Schulen und Intranet

Grafik einbinden

Die Ampel als Grafik für deine Website, Schulung oder Präsentation – mit fertigem Code und Quellenangabe.

KI-Daten-Ampel: Grün – meist unkritisch (allgemeine Fragen, öffentliche Infos, eigene Texte ohne Personenbezug). Gelb – nur mit Vorsicht (Interna, Kundenanfragen ohne Namen, pseudonymisierte Daten). Rot – nicht ohne Rechtsgrundlage, Freigabe und Vertrag (Gesundheits-, Kunden-, Zahlungs- und Zugangsdaten, Geschäfts- und Berufsgeheimnisse).In voller Größe öffnen

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<figure style="margin:0"><img src="https://toolradar-ki.de/grafiken/ki-daten-ampel.svg" alt="KI-Daten-Ampel: Grün – meist unkritisch (allgemeine Fragen, öffentliche Infos, eigene Texte ohne Personenbezug). Gelb – nur mit Vorsicht (Interna, Kundenanfragen ohne Namen, pseudonymisierte Daten). Rot – nicht ohne Rechtsgrundlage, Freigabe und Vertrag (Gesundheits-, Kunden-, Zahlungs- und Zugangsdaten, Geschäfts- und Berufsgeheimnisse)." width="1200" height="1620" loading="lazy" style="max-width:100%;height:auto"><figcaption>Quelle: <a href="https://toolradar-ki.de/wissen/ki-daten-ampel" target="_blank" rel="noopener">ToolRadar KI – KI-Daten-Ampel</a></figcaption></figure>

Nutzung frei mit Quellenangabe: Du darfst die Grafik kostenlos auf deiner Website, in Präsentationen, Schulungsunterlagen und im Unterricht verwenden. Bitte nenne ToolRadar KI als Quelle (im Code schon enthalten) und verändere die Aussagen nicht.

Zitiervorschlag

ToolRadar KI (2026): KI-Daten-Ampel – Welche Daten darf ich in ChatGPT eingeben? Stand: 28. September 2026. https://toolradar-ki.de/wissen/ki-daten-ampel

Passend dazu

Häufige Fragen

Nicht in ein privates Gratis- oder Plus-Konto. Kundendaten mit Namen sind personenbezogene Daten: Du brauchst eine Rechtsgrundlage (Art. 6 DSGVO), einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter (Art. 28 DSGVO) und die Freigabe deines Unternehmens. Das geht nur mit einem Geschäftskonto, das einen AVV vorsieht – und auch dann nur mit so wenig Daten wie nötig. Oft reicht es, die Anfrage vorher zu anonymisieren.

Meist nicht. Personen lassen sich auch über Kundennummern, Adressen, Datumsangaben, seltene Merkmale oder den Zusammenhang erkennen. Die Datenschutzkonferenz weist ausdrücklich darauf hin, dass es regelmäßig nicht genügt, Namen und Anschriften zu entfernen. Ersetzt du Namen nur durch Platzhalter und behältst die Zuordnung, ist das eine Pseudonymisierung – die Daten bleiben personenbezogen (Art. 4 Nr. 5 DSGVO).

Zwei Dinge, die private Konten nicht bieten: einen Auftragsverarbeitungsvertrag und in der Regel den Ausschluss deiner Eingaben vom Training. OpenAI etwa nutzt Eingaben aus ChatGPT Business, Enterprise, Edu und der API laut eigener Hilfeseite standardmäßig nicht zum Training. Ein Geschäftskonto ersetzt aber weder die Rechtsgrundlage noch die interne Freigabe.

Ein Auftragsverarbeitungsvertrag regelt nach Art. 28 DSGVO, dass ein Dienstleister personenbezogene Daten nur nach deinen Weisungen verarbeitet – zum Beispiel ein KI-Anbieter, der deine Eingaben verarbeitet. Ohne AVV solltest du keine personenbezogenen Daten aus deinem Geschäft in ein KI-Tool geben.

Für eigene Texte und allgemeine Fragen gibt es datenschutzrechtlich kaum Einschränkungen. Anders bei Daten anderer: Namen von Mitschülerinnen, Noten, Fotos oder Gesundheitsangaben gehören nicht in einen KI-Chat. Lehrkräfte verarbeiten Schülerdaten dienstlich – dafür gelten die Vorgaben von Schule, Schulträger und Land, private KI-Konten sind dafür nicht gedacht. Ob du KI für Haus- und Prüfungsarbeiten nutzen darfst, regelt zusätzlich deine Schule oder Hochschule.

Chat löschen und bei Zugangsdaten sofort Passwort oder Schlüssel ändern. Im beruflichen Umfeld informierst du zeitnah die Verantwortlichen oder den Datenschutzbeauftragten – je nach Fall kann eine Meldung an die Aufsichtsbehörde nötig sein, grundsätzlich innerhalb von 72 Stunden (Art. 33 DSGVO).

Rechtsgrundlagen und Quellen

  • Art. 4 Nr. 1 und Nr. 5 DSGVO

    Was personenbezogene Daten sind – und warum pseudonymisierte Daten weiter dazugehören.

  • Art. 2 Abs. 2 lit. c DSGVO

    Ausschließlich persönliche oder familiäre Tätigkeiten fallen nicht unter die DSGVO.

  • Art. 6 DSGVO

    Jede Verarbeitung personenbezogener Daten braucht eine Rechtsgrundlage.

  • Art. 9 DSGVO

    Gesundheitsdaten und andere besondere Kategorien: grundsätzlich verboten, nur mit einer Ausnahme nach Abs. 2 erlaubt.

  • Art. 28 DSGVO

    Auftragsverarbeitung: Vertrag mit dem Dienstleister, der Daten in deinem Auftrag verarbeitet.

  • Art. 33 DSGVO

    Meldung von Datenschutzverletzungen an die Aufsichtsbehörde.

  • § 2 GeschGehG

    Geschäftsgeheimnis ist nur, was durch angemessene Geheimhaltungsmaßnahmen geschützt wird.

  • § 203 StGB

    Schweigepflicht von Berufsgeheimnisträgern; mitwirkende Dienstleister nur, soweit erforderlich und zur Geheimhaltung verpflichtet (Abs. 3 und 4).

  • DSK-Orientierungshilfe „Künstliche Intelligenz und Datenschutz“

    Version 1.0 vom 6. Mai 2024 – u. a. Training ausschließen (1.9), betriebliche Accounts (2.4), Vorsicht bei Eingaben mit Personenbezug (3.1) und bei besonderen Kategorien (3.2).

  • OpenAI: Data controls in ChatGPT

    Training abschalten; temporäre Chats werden nicht zum Training genutzt und bis zu 30 Tage gespeichert.

  • OpenAI: How your data is used to improve model performance

    ChatGPT Business, Enterprise, Edu und API standardmäßig ohne Training; gegebenes Feedback kann das ganze Gespräch einbeziehen.

Alle Quellen geprüft am 28. September 2026.

Allgemeine Information, keine Rechtsberatung im Einzelfall. Diese Seite fasst Gesetzestexte, die Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz und Anbieterangaben verständlich zusammen. Ob eine konkrete Verarbeitung zulässig ist, hängt von deinem Fall ab – im Zweifel fragst du Datenschutzbeauftragte oder eine Rechtsberatung. Anbieterangaben ändern sich; Stand: 28. September 2026.