Otter.ai, Fireflies.ai und tl;dv im Vergleich – Preise, Gratis-Limits, Serverstandort, KI-Training und für wen sich welcher Meeting-Assistent eignet.
Unsere Einordnung
tl;dv ist der einzige der drei Anbieter mit Sitz in Deutschland und hostet laut Datenschutzerklärung im Europäischen Wirtschaftsraum – das macht ihn zur ersten Wahl, wenn Datenschutz zählt, kostet mit 18 EUR/Monat (jährlich) aber am meisten. Otter.ai hat den günstigsten Bezahltarif (8,33 USD/Monat jährlich) und ein monatlich erneuertes Gratis-Kontingent, speichert aber in den USA und nutzt anonymisierte Aufnahmen zum Training. Fireflies.ai bietet die größte App-Auswahl und schließt KI-Training standardmäßig aus, verarbeitet Daten aber in den USA.
Einstiegspreis
Gratis-Version
Deutsche Oberfläche
EU-Server
AVV verfügbar
Einstieg
Kommerzielle Nutzung
Werte aus unseren geprüften Tool-Profilen. „Unklar“ heißt: Der Anbieter macht dazu keine eindeutige Angabe.
Otter.ai, Fireflies.ai und tl;dv machen im Kern dasselbe: Sie nehmen an deinen Video-Calls teil, schreiben mit und liefern danach eine Zusammenfassung. Die Unterschiede liegen im Kleingedruckten – beim Serverstandort, beim Umgang mit deinen Aufnahmen und darin, wie weit das Gratis-Kontingent im Alltag trägt.
Die Kurzantwort – nach Quellenlage
Wenn dir wichtig ist
Datenschutz & EU-Hosting
Sitz in Aachen, Hosting laut Datenschutzerklärung im Europäischen Wirtschaftsraum, kein Training mit Kundeninhalten.
Wenn dir wichtig ist
Kleines Budget
Pro ab 8,33 USD/Monat bei jährlicher Zahlung, dazu 300 Gratis-Minuten, die sich jeden Monat erneuern.
Wenn dir wichtig ist
Viele Geräte & Sprachen
Web, Desktop, Mobil-Apps, Chrome-Erweiterung und API – und laut Hersteller über 100 Sprachen, viele davon noch in der Beta.
8,33 USD/Monat
Pro bei jährlicher Zahlung, 16,99 USD bei monatlicher. 1.200 Minuten pro Nutzer, bis 90 Minuten pro Meeting.
10 USD/Monat
Pro pro Platz bei jährlicher Zahlung, 18 USD bei monatlicher. Business: 19 bzw. 29 USD.
18 EUR/Monat
Pro pro Platz bei jährlicher Zahlung (216 EUR/Jahr), 29 EUR bei monatlicher. Business: 29 bzw. 39 EUR.
Otter.ai ist nach den Preisseiten am günstigsten, gibt dafür im Pro-Tarif aber ein Minutenkontingent (1.200 Minuten) und eine Obergrenze von 90 Minuten pro Meeting vor. Erst Business (19,99 USD/Monat jährlich, 30 USD monatlich) hebt das auf unbegrenzte Minuten und bis zu 4 Stunden pro Meeting. Fireflies.ai liegt knapp darüber, tl;dv rechnet in Euro und ist klar am teuersten. Beachte: Bei allen drei Anbietern gilt der niedrige Preis nur bei Jahreszahlung – monatlich zahlst du fast das Doppelte.
EWR
Google Cloud, Wasabi und Hetzner, u. a. in Deutschland. KI-Funktionen je nach gewähltem Standort in der EU oder den USA.
USA
Server in den USA und anderen Ländern, Absicherung über EU-US Data Privacy Framework und Vertragsklauseln. DPA online abschließbar.
USA
Speicherung bei AWS in den USA, Absicherung über Standardvertragsklauseln und Data Privacy Framework.
tl;dv gehört zur Tldx Solutions GmbH mit Sitz in Aachen. Laut Datenschutzerklärung werden die Daten in Rechenzentren im Europäischen Wirtschaftsraum verarbeitet; nur für KI-Zusammenfassungen können Teile der Transkripte – je nach dem Hosting-Standort, den du in den Kontoeinstellungen wählst – auch in den USA landen. Fireflies.ai bietet einen Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA) zum Abschließen auf der eigenen Website an und nennt SOC 2 Type II. Otter.ai hat seinen DPA samt Standardvertragsklauseln als Anhang 1 in die Nutzungsbedingungen aufgenommen. Einen eigenständig veröffentlichten AVV-Link haben wir bei tl;dv nicht gefunden – die Datenschutzerklärung nennt für Übermittlungen in die USA die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Mehr zur rechtlichen Einordnung liest du unter DSGVO bei KI-Tools.
Kein Training
Laut Sicherheitsseite werden Meeting-Daten standardmäßig nicht zum KI-Training genutzt.
Kein Training
Laut Datenschutzerklärung keine Nutzung von Aufnahmen, Transkripten oder Notizen zum Training von KI-Modellen.
Training
Laut Datenschutzerklärung Training der eigenen KI mit anonymisierten Aufnahmen und Transkripten.
Hier unterscheiden sich die Anbieter deutlich. Otter.ai schreibt in der Datenschutzerklärung, dass die eigene KI mit anonymisierten Audioaufnahmen und mit Transkripten trainiert wird – Letztere können laut dem Text personenbezogene Daten enthalten. Fireflies.ai und tl;dv schließen das Training mit Kundeninhalten ausdrücklich aus. Für interne Strategiegespräche oder Kundentermine ist das ein handfestes Auswahlkriterium.
300 Min./Monat
Erneuert sich monatlich, max. 30 Minuten pro Gespräch, insgesamt nur 3 Datei-Importe.
400 Min.Speicher
Pro Team. Transkription laut Werbung unbegrenzt, KI-Zusammenfassungen begrenzt, 20 KI-Credits, kein Transkript-Download.
10 Meetings
Mit vollständigen KI-Notizen – danach nur die ersten 10 Minuten. Limits gelten für die ganze Kontolaufzeit.
Einen klaren Sieger gibt es nicht, weil die Gratis-Tarife unterschiedlich gedeckelt sind. Otter.ai eignet sich für regelmäßige, kurze Gespräche, weil sich das Kontingent jeden Monat erneuert – längere Meetings bricht der 30-Minuten-Deckel aber ab. Fireflies.ai transkribiert viel, hält aber nur 400 Minuten pro Team vor und lässt dich die Transkripte erst ab Pro herunterladen. tl;dv ist laut Help Center eher eine Probephase: Die Limits (10 Meetings mit vollen KI-Notizen, 5 Datei-Uploads, Aufnahmen werden nach 3 Monaten gelöscht) erneuern sich nicht.
6 Wege
Web, Desktop, iOS, Android, Chrome-Erweiterung und API – schon im Gratis-Tarif. Laut FAQ vor allem Englisch, über 100 Sprachen in der Beta.
6 Sprachen
Englisch, Spanisch, Französisch, Deutsch, Japanisch, Chinesisch. Web, iOS und Android.
CRM-Fokus
Web, Windows, macOS. Gratis 20 Integrations-Credits u. a. für HubSpot, Salesforce und Zapier.
Fireflies.ai listet auf der Preisseite die meisten Zugänge, schränkt bei den Sprachen aber selbst ein: Englisch sei die Hauptsprache, viele weitere Sprachen laufen in der Beta. Otter.ai nennt Deutsch ausdrücklich unter seinen sechs Transkriptionssprachen. tl;dv richtet sich mit CRM-Anbindungen vor allem an Vertriebsteams, die Gesprächsnotizen automatisch in HubSpot oder Salesforce übertragen wollen. Wie gut die deutsche Transkription im Einzelfall ist, hängt stark von Audioqualität und Sprecherzahl ab – eine unabhängige, belastbare Zahl haben wir für keinen der drei Anbieter gefunden.
Deine Meetings enthalten Kunden- oder Personaldaten?
Für Teams, die Hosting im EWR und einen deutschen Vertragspartner wollen – und dafür mehr zahlen.
Du brauchst vor allem günstige Mitschriften?
Für Einzelpersonen und Studierende mit vielen kurzen Gesprächen, bei denen US-Speicherung und Training mit anonymisierten Daten kein Hindernis sind.
Du nutzt viele Geräte und willst KI-Training ausschließen?
Für Teams, die Desktop, Handy und Browser gleichermaßen nutzen und US-Verarbeitung mit DPA akzeptieren.
Einen breiteren Überblick mit fünf Tools findest du in unserer Liste der besten KI-Meeting-Assistenten. Einen Blick wert, wenn keiner der drei passt:
Fehler 1
Minuten pro Monat mit Minuten pro Meeting verwechseln
Otter.ai begrenzt nicht nur das Monatskontingent, sondern auch die Länge jedes einzelnen Gesprächs: 30 Minuten im Gratis-Tarif, 90 Minuten in Pro. Rechne deshalb nicht nur die Summe, sondern auch dein längstes typisches Meeting durch:
Rechenbeispiel: 4 Meetings × 60 Minuten = 240 Minuten pro Woche, also rund 1.000 Minuten im Monat. Das passt knapp in Otter Pro (1.200 Minuten), sprengt aber den Gratis-Tarif – und jedes 60-Minuten-Meeting würde dort nach 30 Minuten abbrechen.
Fehler 2
Den Aufnahme-Bot ohne Hinweis mitlaufen lassen
Alle drei Tools treten als eigener Teilnehmer in Zoom, Google Meet oder Teams bei. Informiere deine Gesprächspartner vorher und hol ihre Zustimmung ein – gerade bei externen Terminen. Das gilt unabhängig davon, wo der Anbieter seine Server betreibt.
Fehler 3
Nur auf den Serverstandort schauen
Ein EU-Server allein beantwortet nicht, ob deine Inhalte zum KI-Training genutzt oder an KI-Dienstleister weitergegeben werden. tl;dv etwa nennt in der Datenschutzerklärung Anthropic über Google Cloud Vertex AI als KI-Anbieter. Lies deshalb auch den Abschnitt zu Unterauftragsverarbeitern und KI-Training, bevor du dich festlegst.
Unsere Empfehlung (nach Quellenlage)
Für Datenschutz
Hosting im EWR, deutscher Anbieter, kein Training mit deinen Inhalten – zum höchsten Preis im Vergleich.
Für kleines Budget
Günstigster Bezahltarif und monatlich erneuerte Gratis-Minuten, dafür US-Speicherung und Training mit anonymisierten Daten.
Für viele Geräte
Größte App-Auswahl und kein KI-Training, Verarbeitung aber in den USA.
Noch unsicher, welches Tool passt?
Der Tool-Finder empfiehlt dir in sechs Fragen passende Tools – oder rechne deine KI-Abo-Kosten aus.
ab 8,33 USD/Monat
Transkribiert und fasst Meetings, Vorlesungen und Interviews in Echtzeit zusammen, inkl. automatischer Notizen und Sprecher-Erkennung.
ab 10 USD/Monat
KI-Meeting-Assistent, der Video-Calls (Zoom, Google Meet, MS Teams u. a.) automatisch aufzeichnet, transkribiert und zusammenfasst.
ab 18 €/Monat
KI-Meeting-Assistent, der Video-Calls in Zoom, Google Meet und MS Teams aufzeichnet, transkribiert, zusammenfasst und mit CRM-Systemen wie HubSpot oder Salesforce verknüpft.
So arbeiten wir
Preise, Limits und Datenschutzangaben stammen vorrangig aus offiziellen Herstellerquellen und werden mit Prüfdatum ausgewiesen. Wo eine Angabe nicht eindeutig zu belegen war, kennzeichnen wir das statt sie zu erfinden.
Mehr zu unserer Methodik →Nach Quellenlage nur tl;dv: Laut Datenschutzerklärung der Tldx Solutions GmbH (Aachen) liegen die Daten in Rechenzentren im Europäischen Wirtschaftsraum, unter anderem in Deutschland. Nur KI-Funktionen können je nach gewähltem Hosting-Standort auch in den USA laufen. Otter.ai speichert laut Datenschutzerklärung bei AWS in den USA, Fireflies.ai auf Servern in den USA und anderen Ländern.
Das hängt vom Nutzungsmuster ab. Otter.ai erneuert jeden Monat 300 Transkriptionsminuten, begrenzt aber jedes Gespräch auf 30 Minuten. Fireflies.ai wirbt im Gratis-Tarif mit unbegrenzter Transkription, speichert aber nur 400 Minuten pro Team. Bei tl;dv gelten die Gratis-Limits für die gesamte Lebensdauer des Kontos: Nur die ersten 10 Meetings bekommen vollständige KI-Notizen.
Fireflies.ai und tl;dv schließen das laut eigenen Angaben aus. Otter.ai nennt in seiner Datenschutzerklärung das Training der eigenen KI mit anonymisierten Audioaufnahmen und Transkripten als Verwendungszweck. Wer vertrauliche Gespräche aufzeichnet, sollte diesen Punkt vor der Wahl klären.
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Russell Reibold
